實驗室原始記錄必備的信息

 

實驗室原始記錄應(yīng)包括以下基本要素。實驗室在編寫記錄模板時，可采取引導(dǎo)填空的方式，促使記錄使用者在每次檢測中都能準確無誤地填寫這些基本要素。

 

一、任務(wù)信息

 

任務(wù)信息包括：編號、檢測標準(方法)、檢測項目/參數(shù);

 

1)編號：

 

原始記錄中應(yīng)注明每項檢測任務(wù)的編號，它是方便實驗室內(nèi)部管理的編號，應(yīng)具有唯一性。

 

例如：任務(wù)編號、記錄編號、項目編號、申請編號、報告編號等。

 

當檢測任務(wù)需要出具報告時，如果原始記錄使用的任務(wù)編號與最終報告編號不一致時，記錄中應(yīng)補充體現(xiàn)報告編號，且報告編號應(yīng)與原始記錄編號有唯一性對應(yīng)關(guān)系。

 

2)檢測標準(方法)：

 

原始記錄中應(yīng)明確寫明檢測依據(jù)的來源，可以是現(xiàn)行標準、客戶指定的標準(非現(xiàn)行標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準等)、客戶自定的測試方法等。

 

原始記錄中應(yīng)寫明檢測依據(jù)的標準，明確寫明標準號和版本號。

 

當客戶對檢測有特殊的與標準相偏離的要求時，應(yīng)在檢測依據(jù)欄或原始記錄相關(guān)位置進行描述。

 

當客戶的要求與標準偏離較多時，建議在記錄中注明“檢測方法見合同評審”。

 

3)檢測項目/參數(shù)：

 

如果檢測項目是檢測依據(jù)的全部內(nèi)容時，檢測項目可不必全部列出，寫明“全部項目或全部參數(shù)”既可。

 

如果檢測項目是檢測依據(jù)的部分內(nèi)容時，應(yīng)在原始記錄中明確本次檢測涉及的項目條款號或名稱。

 

二、樣品信息

 

樣品信息包括：樣品名稱、型號規(guī)格、樣品數(shù)量、樣品編號;適用時還可包括：樣品送檢單位、樣品初始狀態(tài)、樣品附屬件等;

 

1)樣品名稱：

 

能正確識別測試樣品的名稱，應(yīng)是客戶委托任務(wù)書指定的名稱，或是實驗室檢查樣品后并同客戶溝通協(xié)調(diào)后的可正確描述樣品的名稱。

 

2)型號規(guī)格：

 

記錄中應(yīng)寫明樣品的型號，應(yīng)是實際檢測樣品的型號，該型號應(yīng)包含在客戶委托任務(wù)書的型號中。記錄中應(yīng)寫明與檢測項目相關(guān)的產(chǎn)品規(guī)格信息。

 

3)樣品數(shù)量、樣品編號：

 

樣品編號應(yīng)具有唯一性，目的是方便實驗室內(nèi)部樣品流轉(zhuǎn)和存儲管理。

 

樣品數(shù)量要與樣品編號相對應(yīng)。

 

4)樣品送檢單位(委托人)：

 

樣品送檢單位可以是個人或單位。

 

5)樣品初始狀態(tài)：

 

當樣品的初始狀態(tài)可能會影響后續(xù)的檢測或判定，并在試驗開始前對樣品的初始狀態(tài)進行調(diào)整的，應(yīng)在原始記錄中記錄樣品的初始狀態(tài)，以及對樣品做出的調(diào)整。

 

6)樣品附屬件：

 

當實驗室使用客戶提供的維持樣品工作的支持設(shè)備或附件等附屬件進行電氣測試時，應(yīng)對這些設(shè)備或附件進行確認以保證其電氣參數(shù)不會對樣品的檢測結(jié)果準確性造成影響。如果會造成影響，應(yīng)將這些設(shè)備或附件的重要信息(例如名稱、型號、編等)列入記錄中。

 

三、環(huán)境信息

  

包括：測試時的環(huán)境溫度和濕度、其他環(huán)境信息;

 

1)測試時的環(huán)境溫度和濕度：

 

環(huán)境溫濕度對檢測項目有影響時，應(yīng)記錄測試時的環(huán)境溫度和濕度，該數(shù)值應(yīng)是真實和有效的。當環(huán)境溫度和濕度與檢測標準(方法)中的規(guī)定環(huán)境溫度和濕度不吻合時應(yīng)停止測試，直至達到檢測標準(方法)中規(guī)定的環(huán)境溫度和濕度。

 

記錄測試時的環(huán)境信息，也關(guān)系到原始記錄的可追溯性。如果日后檢測報告/數(shù)據(jù)需要復(fù)查，應(yīng)在相同的環(huán)境條件下開展復(fù)查檢測。

2)其他環(huán)境信息：

 

如果其他環(huán)境條件(如，大氣壓、海拔條件、氣體含量、氣流等)對檢測項目有影響時，記錄中應(yīng)寫明這些環(huán)境條件。

 

四、相關(guān)人員信息

 

包括：測試人員、審核人員的簽章，以及適用時其他相關(guān)人員的簽章

 

測試人員和審核人員的簽名要確保經(jīng)本人確認，由本人負責(zé)，簽章的形式可以是手寫簽名、印章(本人姓名)或電子簽名(電子化記錄)。

 

其他相關(guān)人員如解釋和說明人員等。

 

五、檢測日期

 

檢測日期可以是某一天、某一個測量周期、一天內(nèi)的某一段時間。應(yīng)根據(jù)檢測項目的特點，定義檢測日期的表達形式。應(yīng)防止在檢測日期上刻意模糊時間段的方式。

 

應(yīng)真實記錄測試時的日期。針對不同檢測項目在不同日期進行的情況，應(yīng)分別記錄測試日期。

 

六、數(shù)據(jù)記錄表格

 

數(shù)據(jù)記錄(表格)的位置可以是下劃線、空格、方框或表格等形式。

 

數(shù)據(jù)記錄(表格)應(yīng)出現(xiàn)在原始記錄的適當位置，并與檢測標準(方法)描述文字相協(xié)調(diào)。

 

數(shù)據(jù)記錄(表格)的大小尺寸應(yīng)充分考慮本項檢測數(shù)據(jù)的特性和各種可能的數(shù)據(jù)格式。

 

對多個樣品的測試，數(shù)據(jù)記錄(表格)的設(shè)計應(yīng)能體現(xiàn)測試數(shù)據(jù)與每個樣品的關(guān)系。

 

七、數(shù)據(jù)判定或結(jié)果描述

 

數(shù)據(jù)判定的方式可以是“√”、“X”、  “P”、“F”、“Pass”、“Fail”、“/”、“N/A”、“—”、“合格”、“不合格”、“不適用”等清晰無歧義的描述，并且應(yīng)在記錄的顯著位置描述本記錄中對數(shù)據(jù)判定方式的約定。

 

結(jié)果描述應(yīng)按照與客戶約定的方式進行客觀全面的描述。

 

八、測量儀器信息

 

包括：測量儀器的名稱、型號、廠家(適用時)、受控編號和校準周期(或校準有效期截止日期)。

 

九、場地信息

  

場地信息是實施檢測項目的場地位置的描述。

 

全部檢測項目在實驗室自有場地進行時，可簡單描述為“本實驗室”，如實驗室有多場所，也應(yīng)明確具體的測試場所信息。

 

全部或部分檢測項目在分包實驗室場地或委托方實驗室場地進行時，應(yīng)原始記錄適當位置，例如在檢測項目旁注明該場地的名稱。

 

十、檢測方法描述

 

當無明確的標準依據(jù)和試驗方法時，原始記錄中應(yīng)有詳細的、操作性強的測試方法描述。

 

其他情況下，建議原始記錄中增加檢測方法描述，以指導(dǎo)試驗的實施，增強原始記錄的易用性。

 

檢測方法描述可以是對檢測項目的通俗理解或工作經(jīng)驗。

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